電子マネーで経費精算 職員にプリカ配布

Bizプリカは、1枚からお申し込み可能。全国のMastercard加盟店で利用できます。
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2019年末のサービス開始以来、累計導入数600社を超える法人向けプリカ「Bizプリカ」。キャッシュレスが推進される中、園業務における脱・現金の可能性を取材しました。

小口現金の管理や備品の立替など、これまで当たり前だった現金による経費精算。計算ミスや帳票への入力ミスも発生しやすく、大きな負担となっていました。

国が、2025年までにキャッシュレス決済率40%という目標を掲げる中、そのキャッシュレス化を後押ししているひとつが、法人向けプリペイドカードです。

クレジットカードやデビットカードと異なり、チャージした金額分しか利用できないため、使い込みのリスクを減らせることが特徴です。さらに、複雑な与信審査や口座開設が不要で導入でき、派遣社員やパート・アルバイト、外国人労働者など誰でもカードを利用できます。

2021年7月現在、国内における法人向けプリペイドカードは4種類。中でもBizプリカ(ビズプリカ)は、月額100円/枚で利用でき、カードごとにチャージ金額を自由に設定できるといった手軽さと運用のしやすさが特徴です。

まず上図のように、Bizプリカの運営会社であるTOMOWEL Payment Service㈱に原資を振り込みます。その原資を同社がBizプリカマネー(電子マネー)に変換し、園が管理する「代表さいふ」にチャージします。職員が持つ各カードへのチャージは、管理サイトからチャージ可能。カードを利用すると、管理者や職員に通知が届くため、リアルタイムで利用状況を把握できます。カード紛失時も、園自らが管理サイトから即座に利用停止できるため安心です。

さらに、全体の予算を管理する「代表さいふ」の他、部門ごとに予算やユーザーを管理できる「部門さいふ」を設定できることも同カードの強み。これにより複数園を経営する法人は、園ごとの経費清算をまとめて管理できるようになります。

「これまで都度、用意していた現金をオンラインで手軽にチャージできる。おやつやマスクを買い足したり、急遽必要になったものを個人が立て替えたりと、そういった流動性の高い現金を扱うことの多い園にこそ活用してほしい」

そう語るのは、同社でBizプリカの販促を担当する小島昌也さん。最近では、幼稚園・保育園・こども園を含む教育・塾運営業においても、法人向けプリペイドカードの需要が高まっていると教えてくれました。

 小口現金の管理と立替を解消

さらに、Bizプリカは、小口現金の管理や個人による立替を解消するだけでなく、利用者や日付、支払先、支払金額などの利用履歴をCVS形式やExcel形式でダウンロードすることも可能です。そのため、利用履歴を現金出納帳として活用でき、事務管理コストの削減が期待できます。

加えて、「楽々清算」や「マネーフォワード」などの経費精算システムを導入している場合、Bizプリカの利用データを自動でシステムに取り込むことができます。カード利用後、経費精算システム上で費用の仕訳を登録できるため、さらなる効率化を実現できます。

2020年10月には、電子帳簿保存法の改正により、利用者が自由にデータを改変できない経費精算システム等を利用している場合は、システム内に取り込まれた電子マネーなどの利用明細が領収書としてみなされるようになりました。

「紙のレシートがいらなくなる時代がもうきている。まずは自分たちに合ったツールで業務やコストを削減し、その時間を子どもたちと向き合う時間につなげてほしい」と小島さん。

Bizプリカは6か月間の無料トライアルを実施中。詳しくはサイトにて。

専門家の声 TOMOWEL Payment Service㈱

共同印刷㈱による100%出資を受け、法人向けプリカを運営。三菱UFJニコス㈱と事業提携し、安心・安全の運用を実現。

執筆者
服部由実

取材・執筆を担当。保育士経験のあるスタッフと相談しながら“活用しやすいITツール“を発信しています。

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