オルフィス愛用中! 印刷物内製で時短

卒業証書の内製化に満足の鈴木園長(右)と印刷物の制作を主に担当している坂野先生(左上)と長縄先生(左下)。
園児数は約500名、1年で約13万枚もの印刷物がある一宮栽松幼稚園。約5年前、カラー印刷のコスト軽減のためにオルフィスを導入。その後のさらなる活用を取材しました。

 一宮栽松幼稚園では、「『できた!』と『ありがとう』を集めよう!」を合言葉に、子どもたちが心身ともに健やかに成長できる保育に取り組んでいます。

 「将来的にAIが仕事を、力仕事は機械が担う時代。目に見えない心を磨くのが一番大事」と語るのは鈴木園長。小さなことでも、子どもの成長を発見・承認してあげられるよう、学年ごとに育ってほしい姿や幼稚園の間に身に着けてほしい生活習慣などをまとめたビジョンブックを職員全員で制作し、園一体となって子どもと向き合います。

 こうした園の理念や保育活動を伝えるおたよりなどの印刷物は年間約13万枚。情報発信を支えているのは、理想科学工業㈱の高速プリンター「オルフィス」です。5年前にオルフィスEXを導入後、オルフィスFWⅡを使い続けています。

 オルフィスFWⅡの導入前、印刷業務の中で特に職員の負担が大きかったのは「卒業証書」の名前の確認作業でした。当時は、証書の枠内に名前を印字したときに色味に違和感があり、内製は諦めていたそうです。そうしたとき、オルフィスFWⅡの紹介を受け、証書の印刷を試したところ、黒の仕上がりがよく、厚紙や封筒への印刷も、用紙の反りもなくスムーズに印刷できることが導入の決め手になりました。

 「卒業証書の外注対応時は、園児一人ひとりの名前を確認して、ミスがあれば発注し直して……。外注先との間で戻り作業が多く、1~2か月ほどかかっていた。オルフィスFWⅡでは、印刷だけなら30分、名前確認・修正も1日でできるようになった」と長縄先生。

 「今は証書の飾り枠のみ外注し、翌年も在庫として保管できるのでコスト削減にもなっている。理想科学工業さんが印刷時に立ち会ってくれたり、印刷用のテンプレートを用意してくれたり、フォローがあって内製化が実現した」と鈴木園長も当時を振り返ります。

効率化と印刷物の役割

オフセット排紙機能で自動仕分け

 また、プログラム印刷機能を活用し、クラスごとの部数をオルフィスに設定。ボタン1つで、すべてのクラスごとの部数が互い違いで排紙され、仕分けの手間が省けます。これまでプリンターにつきっきりでいた時間も、他の仕事に充てられると、職員から好評です。

 2020年4月、緊急事態宣言が発令された時期には、すべてメールで情報発信しようと挑戦したといいます。しかし、月の行事やカリキュラムなどは、手元で見たくなるという声やメールだと遡って探すのが大変という要望も。また、「思い出に」とおたよりをすべて大切に保管していた保護者もいるそうで、以来、園だよりや一覧性・緊急性の高い情報は紙、そのほかはメールでと使い分けています。

 鈴木園長は、「効率化を進める一方で、手渡しの温かみや心のつながりも大切にしたい。相手の表情を見て渡すと伝わり方も違うから、どちらのよさも両立して情報発信をしていきたい」と、効率化の工夫と円滑な情報発信を支える印刷物への想いを語りました。

導入園取材! 一宮栽松幼稚園(愛知県一宮市)

幸せに生きる根っこを育む
「できた!」と「ありがとう」を集めよう!

編集部より

 時短やコスト削減に役立つ使い方を知ることは大事ですよね。便利さを実感できるまでフォローしてくれる園と企業の関係性も素敵でした(芦川)

執筆者
芦川桃香

パステルIT新聞4面の絵本・書籍、セキュリティトピックスのコーナーを担当しています。

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