Excelでシフトシミュレーション

　職員のシフトを組むとき「休みの希望を出したのに出勤の予定が組まれていた」「勤務日数を均等にしたいのに変更の度に数えるのが大変」など、頭の中や手計算でバランスよく作成するのは大変。しかし、エクセルの関数を活用すると、職員ごとの月間勤務日数の自動集計や重複チェックが可能です。

この記事のポイント

Excelで効率よくシフトのシミュレーションをする方法がわかる
職員ごとの月間勤務日数の自動集計や重複チェックに便利な関数を紹介
カレンダーの日付や曜日を自動で入力する小ワザも

テンプレートはこちら

使い方

以下、テンプレート「シフトシミュレーション」をもとに解説します。

ステップ①　日付と曜日を自動で表示するカレンダーをつくる

　まず、シフトを入力するカレンダーを作成します。このとき「DATE関数（=DATE(年,月,日)）」を活用すると、一カ月分の日付と曜日を自動で表示するしくみをつくれます。

: カレンダーの基準となる1日目（F6）には「=DATE(A4,C4,1)」と入力

: 2日目には「=1日目+1」を入力。オートフィル機能で最終日まで数式をコピーします

: 日付に応じた曜日を表示するには、「TEXT関数（=TEXT（値,表示形式“aaa”））」を使います

ステップ②　職員名簿を作成する

　続いて、職員名を直接入力ではなく候補一覧から選択できるように職員名簿を作成。カレンダー上の職員名を入力するセルを、［データ］-［データの入力規則］から入力値の種類をリスト、元の値を職員名簿のセル範囲に設定することで名簿に記載した職員名を選択肢として表示できます（参照したい列に任意の名前を付けて元の値に設定することも可能）。