この記事のポイント
- 利用日数と料金をExcelで自動集計する方法がわかる
- 入力の手間を省ける「ドロップダウンリスト」の作り方がわかる
- 〇を入力したセルを自動で色分けする方法がわかる
使い方
まずは、園児ごとの利用実績表を作成しましょう。縦（列）に「園児名」、横（行）に「日付」「利用日数」「請求額」を入力します。
記録には、ドロップダウンリストで「○」を選べるようにすると入力がスムーズです（図①）。
続いて、園児ごとの利用日数を数えます。COUNTIF関数を使って、指定範囲にある「○」の数を数えましょう。請求額は、「利用日数×単価」の数式で自動計算できます。単価は別のセルに入力しておき、式の中でそのセルを参照すれば、料金が変わっても式を直す必要はありません（図②）。1人分入力できたら、オートフィル機能で他の園児にも一括でコピーできます。
また、「○」がついたセルの色を自動で変える「条件付き書式」を使うと、視覚的にも利用日がわかりやすくなります（図③）。新聞サイトからダウンロードできるテンプレートでは、その設定も加えてあります。このしくみは、延長保育やその他の実績管理にも応用できます。ご活用ください。
ステップ①
ドロップダウンリストを設定したいセルをすべて選び、[データ-データの入力規則]から[設定-入力値の種類] を[リスト]にします。元の値に「〇」と入力し［OK］をクリックします。入力項目を複数から選べるようにしたい場合はカンマで区切りましょう。
ステップ②
COUNTIF 関数（=COUNTIF（範囲,検索条件））で利用日数（〇の数）をカウント。図ではAH5に「=COUNTIF (C5:AG5,”〇”)」、請求額のセルには「=AH5*$AI$2」と入力。単価のセルに$をつけると参照元を固定でき、単価を他に移動しても式は崩れません。
ステップ③
［ホーム-条件付き書式］で［新しいルール］を選択。ルールの種類を［指定の値を含むセルだけを書式設定］、内容を［特定の文字列-次の値を含む］に変更し「〇」と入力。［書式]で塗りつぶしの色を選んで設定完了です。
