Googleドライブをつかっちゃお！

　パソコンで作成したファイルは、内蔵のハードディスクに保存するのが一般的です。ただ、ファイルが増え続けて容量が不足気味になってくると、動作が遅くなってきます。また、パソコンが壊れてしまったときは大事なデータを失う場合があります。そんな問題の回避策として、今回はインターネット上にファイルを保管するための「クラウドストレージサービス」のひとつである「Google ドライブ」を紹介します。

操作手順

インターネット上にファイルを保管

　Google ドライブには、ワード、エクセル、パワーポイントで作成したファイルをはじめ、写真や動画などのあらゆるファイルを、個別でもフォルダごとでもアップロードして保管することができます。保管したデータはインターネットに接続できる環境であればブラウザを介することによって、パソコンでもスマートフォンでもタブレットでも確認したりダウンロードして再編集したりすることができます。

インターネットに接続できる環境であれば、様々なハードウェアでファイルを読み書きすることができます。あくまでデータはインターネット上にあるので、「いつでも」「どこでも」作業の続きができます。これがクラウドサービスの特徴で、アプリを使用すると、さらに便利です。

新規作成・編集

　ファイルを保管できるだけでなく、Google独自の形式で、ドキュメント、スプレッドシート、スライドのファイルを新規に作成することができます。今のところ、編集機能はワード、エクセル、パワーポイントほど充実していませんが、それらのファイルと互換性があるためファイルの資産は活かせます。どこにいても文書の作成・編集ができることが画期的です。

Googleドライブの［ 新規 ］から既存ファイルをアップロードしたり、ドキュメント、スプレッドシート、スライドなどのファイルを作成したりすることができます。Google 独自の形式で作成したファイルは、ハードディスクの容量を気にすることなく、作成・保存することができます。

共有設定

　Googleドライブにアップロードした写真や動画などのファイル、Google独自の形式で作成したファイルを他者にも共有し、複数人で同時に閲覧や書き込みをすることもできます。職員間だけでなく、研修会や協会など外部の関係者とも利用すると便利です。

ファイルの共有は、ファイルを開き、［ 共有 ］から共有したい人のメールアドレスを入力します。「編集者」「閲覧者」などの権限の変更も行えるのでセキュリティ面でも安心。写真や動画、議事録、勤務シフト表など、様々なファイルを共有することで園の業務が円滑になります。

ポイント

Goolge Apps for Education

　幼稚園や保育園は、教育機関向けのサービス「Google Appsfor Education」に申し込み、Gmail やGoogleカレンダー、Googleドライブなどを無料で利用できます。個別でも無料アカウントを取得できますが、ドライブ容量は15GBまでです。GoogleApps for Educationであれば容量は無制限。職員全員分のメールアドレスも無料で取得可能。職員の入れ替わり時にもアカウントの一括管理は便利です。