みんなでひとつのファイルを編集できるサービスつかっちゃお!

 働き方改革の時流に乗って、教育・保育の現場もICT化が加速してきました。それに伴い、システム導入の他にも仕事をしやすくする工夫を実践したいものです。

 身近なところでは、職員同士がひとつのファイルを共同編集できるだけでも仕事がしやすくなるかもしれません。Googleの無料アカウントを取得すれば、「Google ドライブ」にて職員間でファイルの共同編集ができます。例えば、行事用のBGMや演奏曲を決めるとき、その候補を書き出すファイルを作成し、共有してみましょう。複数人が同時に編集や閲覧を行うことができるため、曲を探しながら他の職員がどんな曲を選んでいるのかを知ることもできます。ファイルはクラウド上にあるので、スマホやタブレットからも編集が可能です。

操作手順

手順1

01
まず、Google アプリボタンから「ドライブ」をクリックします。続いて、「新規」から「Google スプレッドシート」を選択。シート上に楽曲や選出者、CD楽譜の有無などの項目を記入します。

手順2

02
「共有」をクリックし、メンバーのメールアドレスを指定後に「完了」をクリックすると、共有通知が送られます。閲覧者の名前は右上に表示され、編集中のセルも色分けされます。

ポイント1

ポイント01

 Google スプレッドシートのメニューから、[ データ- データの入力規則] を選択。「条件」から「リストを直接指定」を選び、枠内に選択肢を半角カンマで区切って入力します。これを保存すると、表内のセルに▼ボタンが表示され、リストから選択肢を選ぶことができます。このような機能を活かせば、入力が効率的になるだけでなく、表記の「ゆれ」も防ぐことができます。

執筆者
鈴木あゆみ

パステルIT新聞編集長。特集の企画・ライティングほか、紙面全体の編集を担当しています。

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