懇談会で上手に情報伝達しちゃお!

 4月から新たな1年がスタートしました。新学期の始まりには保護者を交えた懇談会が開催されますね。保護者が集まる貴重な機会は、子どもたちの日常や成長ぶり、園や先生の取り組みをあらためてしっかりと伝える好機会。情報を分かりやすく説明するため、PowerPoint でスライドを作り、プロジェクターを使って伝えてみてはいかがでしょうか。

操作手順

スライドづくり

 ストーリーを考えながら、スライドを作ります。文字は見やすいように大きめのサイズに設定し、各スライドではキーワードを中心に入力しましょう。スライド全体のフォントや色などの書式を一括で設定する場合は、[ 表示 – マスター表示 – スライドマスター ] から編集画面を開きます。各レイアウトに対応したスライドが表示され、一番上のスライドを選択すると全スライドに共通するスライドマスターが表示されます。ここで設定すると、全体の書式が統一され、見やすいスライドができ上がります。[ デザイン – テーマ ]からデザイン性のあるスライドの設定もできます。

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発表の場において、スライド1枚当たりの文字数はとても重要です。ページいっぱいに文字を書いても、聞き手(保護者)の注意がスライドに向いてしまい、話に集中できなくなってしまいます。ポイントとなる言葉や画像をスライドに載せ、その詳細は語り手(先生)が話す言葉で説明をしましょう。

ノートの活用

 [ 表示 – プレゼンテーションの表示 ] の[ 標準 ]モードの画面の一番下にある[ クリックしてノートを入力 ] には、各スライドに対す説明文などをメモができます。[ ノート ]モードは、印刷をして手元に残す際に使用すると便利です。

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[ 標準 ] モードでは「ノート」に原稿のメモを書くことができます。さらに、[ ノート ] モードでは書式設定や図形・画像なども挿入することができ、印刷用に適しています。ノートに入力したものを印刷する際には、[ ファイル ]-[ 印刷 ]-[ 印刷レイアウト ]を[ ノート ] にしてから印刷をしましょう。

発表をする

 通常のスライドショー実行を行うと、画面いっぱいにスライドが写り、ノートにメモしたものが見えなくなってしまいます。 [ スライドショー – モニター ] から[ 発表者ツールを使用する ] にチェックを入れると、投影先にはスライドのみが表示され、発表者のモニターには現在表示されているスライド、その他のスライドのサムネイル、ノートなどを表示することができます。保護者に上手に情報を伝えるために、プレゼン機能を活用していきましょう。

執筆者

3面とスケジューラー担当のパステルIT新聞編集スタッフ。
パステルショップの店長も兼任しています。

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