メールを上手につかっちゃお！

　メールは使っていますか？使っている方は、その使い方やマナーを意識したことがありますか？情報化社会の連絡手段として、すっかり定着したメール。パソコンや携帯で日常的に使っているので、プライベートでも仕事でもメールは欠かせない存在だという人も多いでしょう。しかし、細かな機能やマナーなどを意識したことはなく、上手に使えているかどうかと言われると自信がないという声が意外と多く聴かれます。そこで今回は、メールを上手に使うポイントを紹介しましょう。

操作手順

宛先を使い分けよう

宛先欄が3種類あるのをご存知でしたか？通常メールを送る際は、「To 」の欄に相手のメールアドレスを入力しますが、このほかにも「Cc 」「Bcc 」という欄があり、必要に応じて使い分けることができます。これらは複数の人にメールを送るときに役立ちます。

　例えば、「メールを読んで欲しい相手」のアドレスはTo、「参考までに情報を通知したい相手」のアドレスはC c に入力します。主任の先生から複数の先生に仕事の依頼メールを出す場合、先生たちのアドレスをTo に、園長や理事長のアドレスをCc に入力するというように使い分けることができます。

　Bcc はCc と同じ意味合いで使えますが、大きく異なる点はBccに入れた宛先が他の受信者に表示されないことです。そこで、複数の保護者に同じ内容のメールを送る際などに利用すれば、メールは一通書くだけで済み、個人情報も保護できるというわけです。

件名を使おう

件名が入力されていなくてもメールは届きますが、仕事で使う場合は、メールの用件をできるだけ簡潔にまとめた件名を書くことが大事です。「こんにちは」「連絡」などの漠然とした件名は避けましょう。また、重要で急ぎ返信を欲しい場合などは、【重要】【至急】【要返信】などようにキーワードと記号を使って表現するのも効果的でしょう。

見やすく書こう

見やすいメールを書くことは、とても大事なことです。メールを書くといっても、ただ内容を書き連ねるだけでは、見やすいメールとはいえません。適度にスペースや改行を使って、見やすいメールを心がけましょう。

　また、ビジネスメールでは文頭に相手の所属や名前を入れ、文末には自分の名前を入れるようにします。自分の名前は「署名」と呼ばれます。メール上の名刺情報をあらかじめ登録しておき、文末に添えると効率的です。職場内でのメールの際には、文頭に「お疲れ様です」などといった挨拶文を一言入れるのもいいでしょう。

ポイント

書く順番

メールを作成する際の入力の順番としては、宛先を最後に入力するのがオススメです。本文を入力中に間違って送信ボタンを押してしまうことも考えられます。そのようなミスを防ぐためにも、件名↓本文↓宛先の順番に入力すれば安心です。

　メールひとつでも、上手に利用することでコミュニケーションが円滑になり、届けたい情報を正しく届けることができます。みなさんも、ポイントを押さえてメールマスターになりましょう!