「私がIT業界から園業界に転身した当初、業務はすべて手書き・手計算で驚いた」
そう語るのは、きそがわ幼稚園の事務・システム担当の佐藤先生です。そうした現状を変えようと、パソコン導入、エクセル活用を経て、さらなる効率化を目指し、保育業務支援システム「おが～るシステム」を導入しました。
導入後、同園では登降園管理や延長料金計算、請求書作成などはほぼ自動化。以前と比べ、保育者の管理業務の負担やミスが大幅に減少しました。
「延長料金の計算ミスは今はゼロ。認定区分など、昔より制度が複雑な現在、前のやり方のままだったら、専任者を新たに一名雇う必要があったと思う」
また、保護者への連絡機能「おがスマ」も取り入れ、園からのお知らせや保護者からの欠席連絡などをまとめて管理できるようになりました。
システムの使い勝手について「初心者にもわかりやすいシステム設計で、サポートの窓口もとても親切。操作に慣れていない人にもおすすめ」と佐藤先生はいいます。
さらに、年度末は要録作成で残業が続きがちでしたが、システムで園児名や保護者名、住所、出席日数などが自動記入されるため、先生たちは指導内容だけに集中できるようになりました。
こうした書類作成は、園業務において高い割合を占めるもの。そのパートナーとなる存在が高速カラープリンター「オルフィス」です。
園児300名が通う同園では、おが～るシステムで作成した要録や保護者への請求書のほか、2週に1度クラスごとにつくるおたよりなどをプリントします。「要録は、1人あたり3～4枚と膨大。スピードが抜群に速いので、すぐに印刷でき、春休みや入園前の印刷物が多い時期は重宝する」と、書類作成業務の効率化が進んでいる様子を教えてくれました。
また、請求書はオルフィスでプリントし、保護者に渡しています。以前は、集金袋に合計金額のみ記載していたため、内訳についての問い合わせ対応も多かったそう。今ではシステムで内訳が自動で記載されるため、問い合わせも減ったといいます。
また、先生たちの集合写真をシールにプリントしたオリジナルうちわや、園児の顔写真でつくった展示物、保護者に配るおたよりには、ふんだんに色が使われています。保育者の先生は「以前はコストを気にして、カラーはなるべく使わないようにしていたが、躊躇なく色を使えるようになった」と実感。高速プリントができ、フルカラーのコストも抑えて印刷物をつくれるのがオルフィスの強みです。
保護者の利便性第一に改善進める
パソコン導入に始まり、様々な園業務の効率化を進めてきた佐藤先生は、保育者の負担軽減とともに、保護者の利便性にも重きを置いています。
「共働き世帯が増える中で、保護者が園からの連絡・確認にかける負担を少なくするように心がけている。スマホでいち早く保育者に連絡したり、手軽に連絡を確認できる」とデジタルを駆使する一方、個人情報の記入や返送が必要な書類のほかに、提出物を記載しているおたよりはあえてプリント。
「例えば、『牛乳パックを下から何センチで切って、折り紙をここに貼って』という内容は、小さい画面より手元に紙を置いて見たい。保護者目線で考えて、紙とデジタルを使い分けている」といいます。
「オルフィスやおが～るシステムを組み合わせて管理業務や書類作成の効率化を進めている。AI時代に生きていく子どもたちのために、主体性を育む教育に力を入れていきたい」と、業務見直しへの意欲を語ってくださいました。
認定こども園 きそがわ幼稚園（愛知県）
教育目標は「明るく、正しく、たくましく！」。
子どもたちがいつも楽しく、健やかな心で園生活を送れるよう、人や季節、自然とのふれあいを大切にしている。
