預かり保育集計表をつくっちゃお!

 子どもを取り巻く環境が大きく変わってきた近年。共働きの家庭も増え、園では預かり保育の利用者や実施日数も増えてきたのではないでしょうか。利用人数や料金などを電卓で計算していては時間もかかり、ミスも起きやすくなります。しっかりと管理ができるようにExcel(エクセル)でCOUNTIF(カウントイフ)関数などを使って自動集計表をつくってみませんか?

操作手順

利用者数の計算

 まず、園児名を縦に、日付を横にした表を作ります。今回は表の下部にCOUNTIF 関数を使って日別の預かり保育利用者数を計算します。これを使うと、指定範囲内で特定の値が入力されているセルの数を集計することができます。まず早朝預かりの利用者数を求める場合、[ 数式 – 関数の挿入 ]から関数名「COUNTIF」を選択し、次の画面で[ 範囲 ] には表内の集計対象となる日にちの範囲を選択し、[ 検索条件 ]には「”早朝”」 と入力します。これで指定した範囲に「早朝」と記入された個数を数えることができます。数式をオートフィルでコピーすれば他の日の計算もでき、日ごとの早朝預かりの利用者数を把握することができます。[ 検索条件 ] の文字列を変えて延長預かり、一日預かりも集計させましょう。

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ここでは1日(火)の早朝預かり保育利用者数を数えます。F9:F28 の範囲内に「早朝」と入力されると、「=COUNTIF(F9:F28,”早朝”)」の数式により早朝預かり保育を利用した人数が計算されます。「””」内の文字列と表内の文字列が一致した個数が計算されます。

利用料金の計算

 表の右側に「早朝預かり保育」「延長預かり保育」「一日預かり保育」の園児別の利用料金を表示します。早朝預かりの料金を求める場合、利用者数の計算と同様に COUNTIF関数を使用します。[ 範囲 ]には表内の集計対象となる範囲を選択し、[ 検索条件 ]には「”早朝”」と入力します。さらに料金を掛ける数式を追加すると、早朝預かり保育の料金を出すことができます。オートフィルでコピーすれば他の園児の早朝預かり料金が計算できます。延長預かり、一日預かりも[ 検索条件 ] の文字列を変えて入力し、それぞれの料金を掛けましょう。人の手で計算するとミスが起きやすいものは関数を使って自動計算をすると安心ですね。

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ここでは、1番目の園児の1カ月分の早朝預かり保育の料金を計算します。F9:AJ10 の範囲内に「早朝」と入力されると、「=COUNTIF ( F9:AJ10,”早朝”)」の数式により早朝預かり保育の回数が計算されます。さらに、料金(200円)を掛ける「*200」の数式を追加することで利用料金を計算できます。

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執筆者

3面とスケジューラー担当のパステルIT新聞編集スタッフ。
パステルショップの店長も兼任しています。

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