夏はお祭りやお泊まり保育などイベントが盛り沢山ですね。イベントの企画から当日の役割分担、備品発注など、準備には職員間で何度も打ち合わせが行われるのではないでしょうか。今回はイベント準備を効率化するExcelの活用方法をご紹介します。
操作手順
スケジュール表の作成
いつ、誰が、どのような準備をするのかを確認するスケジュール表を作成します。まず、A列に日付を入力していきます。A列の一番上のセルに準備を開始する日付を入力し、以降オートフィル機能を使ってイベント当日まで自動入力しましょう。
A2セルに日付を入力したら、セルの右下にカーソルを合わせ、アイコンを「＋」に変えます。そこからドラッグしながら、イベント当日のセルまで選択していきます。
同様にB列には曜日を入力。C列以降は準備の内容を入力していきます。担当者も決めて、もれなく準備を進めていきましょう。
当日の役割表の作成
当日のスタッフがどこで何をしているのかを確認する表を作成します。表にすることで、人員配置のバランスも確認することができます。まず、一行目に時間を入力し、二行目から職員や役員など、当日のスタッフごとの役割を入力していきます。はじめに園全体のプログラムを入力しておくと全体の動きを把握しやすくなります。
時間をまたいで役割を記入する際は「セルの結合」を活用します。焼きそば担当が、18:00～19:30だった場合、該当するセルを選択し、［ ホーム – 配置 – セルを結合して中央揃え ］をクリックしましょう。
役割の入力ができたら、担当場所や作業内容によって色分けしておくと確認しやすくなるでしょう。
備品発注管理表の作成
イベントに必要な備品の管理表を作成します。管理表には、備品名、数、発注先、金額、期日などを記入してまとめましょう。
