名簿作成に関数つかっちゃお!

 関数と聞いただけで、何だかとても難しいと感じる人が多いようです。一方で、関数の使い方を知り、その便利さに感動したという人も大勢います。そこで、今月は職員名簿を題材に、入力効率を高める関数を紹介します。『テンプレンジャー』コーナーのファイルをダウンロードしてから挑戦してみましょう。

操作手順

関数の挿入

01
まず、関数を設定したいセルを選択します。次に、[数式]タブから関数を指定します。[関数の挿入]をクリックし、[関数の分類]から[すべて表示]を選ぶと、アルファベット順に関数が並びます。こうすると関数が見つけやすいでしょう。

関数の挿入

02
今日の日付はTODAY
例えば、J1に「○日現在」という日付を入力したい場合は、「TODAY」を選び、[OK]をクリックします。これだけで日付を入力し直す手間が省けます。日付の表示形式はセルを右クリック。[セルの書式設定-表示形式-日付]から変更できます。

フリガナを取り出す

03
次に、C4にB4のフリガナを取り出す関数は「PHONETIC」です。これを選ぶと、参照先を指定する画面になります。B4をクリックするだけでセル番地が自動入力されますので、最後に[OK]をクリックします。

マウスで関数をコピー

04
五行目以降には関数をコピーします。C4を選択していることを示す太枠の右下角にマウスポインタを合わせ、白十字が黒に変わったら、下方向にドラッグします。

年齢や勤続年数を計算

05
「DATEDIF」は、「開始日、終了日、単位」を指定するだけで年齢や勤続年数を計算します。年齢の場合、開始日は生年月日(G4)、終了日は今日の日付(J1)、単位は「”Y”(半角のダブルコーテーションでYを囲む)」を指定します。ちなみにYは期間内の満年数です。

相対参照と絶対参照

06
この関数をフリガナと同様にコピーするとエラーになってしまいます。原因はセルの位置関係を相対的に参照しているからです。そこで、終了日(J1)を固定するために、数式バーにて「J1」を「$J$1」と修正します。ドルマークの入力は、Jの前にカーソルを置き、F4キーを押すと簡単です。この操作をしてから関数をコピーすれば正しく答えが求められます。

ポイント1

数字入力から文字入力!?

01
F列の「所属部門」の欄は、E列に1~4のいずれかの数字を入力すると指定した文字が入力されるようになっています。2列を使っても差し支えのない表であれば、このようにして文字入力の効率をアップさせることができます。このときに利用する関数は「CHOOSE」です。関数を指定するのはF列ですので、ここでは「F4」を選択し、「=CHOOSE(E4,”年長”,”年中”,”年少”,”事務”)」と指定しましょう。
カンマで文字を入力すると、左から順に割り当てられ、1→年長、2→年中というように関連づけられます。

ポイント2

「COUNTIF」で人数を数える

02
男性と女性はそれぞれ何人いるでしょうか?これを数える関数が『COUNTIF関数』です。まず、男性を数えるので「G1」に「=COUNTIF(D4:D24,”男”)」と指定しましょう。同じ要領で「G2」には「=COUNTIF(D4:D24,”女”)」と指定しましょう。関数を呼び出す画面を使わなくても、直接セルに数式を入力してしまってもかまいません。半角の状態で入力する必要がありますが、大文字・小文字はどちらでも大丈夫です。

ポイント3

マウスで選ぶだけの入力

03
「男」か「女」かを入力したいD列では、「リスト入力」を指定すると便利です。ここでは「D4~24」までを範囲選択した状態で[データ]タブより[データの入力規則-設定-入力値の種類-リスト]を表示します。あとは同じ画面にある「元の値」に「男,女」と入力して[OK]をするだけです。このとき、カンマは半角で入力しましょう。

ポイント4

住所から市町村名を抜き出す

04
M列の住所の冒頭には、市町村名が入力されています。これを別のセルに抜き出したいときには、関数「LEFT」を使います。ここでは「K4」を選択し、そこに「=LEFT(M4,3)」と入力しましょう。この式の意味は「M4のセルの左から3文字までをここに抜き出してください」となります。

ポイント5

平均値は「AVERAGE」

05
H26とJ26には年齢と勤続年数の平均を求めてみました。平均は「AVERAGE」という関数を使います。「=AVERAGE(H4:H24)」というように範囲を指定するだけで平均値を割り出してくれます。
こんなときに使えます

  • 職員名簿
  • 園児名簿
  • PTA役員名簿
  • イベント参加者名簿
  • その他、エクセルの表作成や関数を学ぶ職員研修の教材として
  • ここで一句!
    『関数を 使いこなして 効率化 まずはチャレンジ してみましょう』
    • Twitter情報配信中
    • Facebook 制作秘話公開!
    • 園向けnanoty

    注目の話題